CURSOS DE EXCEL: FORMATO DE DATOS

Vamos a profundizar acerca de los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo.

Un valor constante es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

NÚMEROS.

v Para introducir números puedes incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,9 y los signos especiales +, -, ( ), /, %, E, y $. Cada uno de ellos tiene un significado especial.

v Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es utilizado en contabilidad.

v Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a notación científica.

v Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

FECHA Y HORA.

Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.

Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineadas a la derecha en la celda.

Para separar día, mes y año en un fecha tenemos dos opciones: la diagonal (/) o el guion medio (-). Cuando escribimos horas, para separar horas, minutos y segundos, utilizamos los dos puntos (:).

Ejemplos:

TEXTO.

v Para introducir texto, selecciona una celda y escribe. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres que se puedan reproducir en la impresora.

v Una celda puede contener hasta 16,000 caracteres.

v Si un texto no cabe en la celda, Excel utiliza las celdas adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, pero el texto se almacena únicamente en la primera celda.

v El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Ejemplo:

Cuando trabajamos con este tipo de datos, es común que como primer paso introduzcamos el dato en la celda y posteriormente le asignemos un formato. Para ello, solo debes dar click derecho sobre la celda y elegir formato de celdas o teclear la combinación Ctrl + 1, y aparecerá el siguiente recuadro.

Debes asegurarte de estar en la pestaña Número. En esta pestaña podrás elegir el formato que queremos para nuestra celda: Moneda, Porcentaje, Fracción, Texto. Para cada formato tendremos distintas opciones y únicamente debemos elegir aquella que se ajuste a nuestras necesidades.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría: se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.